Ensi vuoden rekrytointisuunnitelma – mitä kannattaa valmistella jo loppuvuonna?
Ensi vuoden rekrytointisuunnitelma kannattaa aloittaa jo loppuvuonna, mieluiten hyvissä ajoin ennen joulukuuta. Kun henkilöstötarpeet kartoitetaan ja rekrytointistrategia hahmotellaan etukäteen, vuodenvaihde ei tule yllätyksenä ja hyvät tekijät eivät ehdi siirtyä muualle. Alla käymme läpi ne kysymykset, jotka auttavat sinua rakentamaan toimivan rekrytointisuunnitelman.
Mitä loppuvuosi tarkoittaa rekrytoinnin kannalta?
Loppuvuosi on rekrytoinnin kannalta sekä kiireistä että strategisesti tärkeää aikaa. Monet yritykset päättävät budjettinsa ja henkilöstösuunnitelmansa juuri syys- ja lokakuun aikana, mikä tekee loppuvuodesta luontevan hetken arvioida henkilöstötilannetta ja suunnitella ensi vuoden rekrytointeja.
Käytännössä loppuvuosi tarkoittaa sitä, että sinulla on vielä aikaa reagoida. Voit kartoittaa, mitkä roolit täytyy täyttää heti vuoden alussa, mitkä tehtävät ovat kasvamassa ja missä tiimissä on haavoittuvuuksia. Tämä tieto on arvokasta, kun rekrytointiprosessi käynnistetään oikeaan aikaan.
Loppuvuosi on myös hyvä hetki tarkastella, miten kulunut vuosi on sujunut henkilöstön näkökulmasta. Onko jossain ollut jatkuvaa ylikuormitusta? Onko jokin tehtävä jäänyt ilman tekijää pidemmäksi aikaa? Nämä havainnot ohjaavat suoraan ensi vuoden rekrytointisuunnitelmaa.
Miten arvioit yrityksesi henkilöstötarpeet ensi vuodelle?
Henkilöstötarpeiden arviointi lähtee liiketoiminnan tavoitteista. Kysy ensin, mitä yrityksesi haluaa saavuttaa ensi vuonna, ja selvitä sitten, onko nykyisellä henkilöstöllä kapasiteetti toteuttaa nämä tavoitteet. Tämä yhteys liiketoimintasuunnitelman ja henkilöstösuunnittelun välillä on se, mistä realistinen rekrytointisuunnitelma syntyy.
Konkreettisia kysymyksiä, joiden avulla arviointi onnistuu:
- Onko tiedossa eläköitymisiä, määräaikaisten sopimusten päättymisiä tai muita poistuvia resursseja?
- Onko yrityksessä kasvusuunnitelmia, uusia projekteja tai laajentumista uusille alueille?
- Onko jokin toiminto tai tiimi toiminut jatkuvasti vajaalla miehityksellä?
- Onko tulossa sesonkivaihteluita, jotka vaativat lisäkäsiä tiettyinä kuukausina?
- Onko jotain osaamista, jota yrityksestä puuttuu ja joka hidastaa kehitystä?
Kun vastaat näihin kysymyksiin järjestelmällisesti, saat selkeän kuvan siitä, kuinka monta rekrytointia tarvitaan, millaisiin tehtäviin ja millä aikataululla. Tämä tieto on pohja, jolle koko rekrytointistrategia rakennetaan.
Kannattaako rekrytointi aloittaa jo ennen vuodenvaihdetta?
Kyllä, ja monessa tilanteessa se on selvästi viisaampaa kuin odottaa tammikuuhun. Rekrytointiprosessi vie aina aikaa, ja jos tarve on akuutti heti vuoden alussa, prosessin käynnistäminen jo loppuvuonna tarkoittaa, että sopiva henkilö voi aloittaa tehtävässään juuri silloin kun se on tarpeen.
Loppuvuosi on myös työnhakijoiden näkökulmasta aktiivista aikaa. Monet harkitsevat uusia mahdollisuuksia juuri vuodenvaihteen lähestyessä, mikä tarkoittaa, että hakijapoolissa on motivoituneita tekijöitä. Jos yrityksesi ilmoittaa avoimesta paikasta jo marraskuussa tai joulukuussa, tavoitat hakijat ennen kuin kilpailu tammikuussa kiihtyy.
Toisaalta kannattaa olla realistinen aikataulun suhteen. Jos rekrytointiprosessi käynnistyy vasta joulukuun puolivälissä, haastattelut saattavat venyä tammikuulle pyhien takia. Tämä ei ole ongelma, jos se otetaan huomioon suunnitelmassa. Oleellista on, että prosessi on jo käynnissä eikä sitä aloiteta nollasta tammikuussa.
Me Rekry Groupilla autamme yrityksiä käynnistämään rekrytointiprosessit joustavasti myös loppuvuoden kiireiden keskellä. Laajat verkostomme ja kasvava osaajapankkimme tarkoittavat, että sopivien ehdokkaiden kartoitus voi alkaa nopeasti, vaikka aloituspalaveri pidettäisiin vasta marraskuussa.
Mitä rekrytointisuunnitelmaan kannattaa kirjata ylös?
Hyvä rekrytointisuunnitelma on konkreettinen dokumentti, ei pelkkä lista avoimista paikoista. Se sisältää tiedon siitä, mitä rekrytoidaan, milloin, millä tavalla ja kenen vastuulla prosessi on. Tämä tekee suunnitelmasta käyttökelpoisen työkalun, ei vain muodollisuuden.
Rekrytointisuunnitelmaan kannattaa kirjata ainakin seuraavat asiat:
- Avoimet tai avautuvat roolit ja niiden täyttämisen aikataulu
- Rekrytointitapa kullekin roolille: henkilöstövuokraus, suorarekrytointi vai yrityksen oma rekryprosessi
- Vastuuhenkilö jokaiselle rekrytoinnille yrityksen sisällä
- Osaamisprofiilit: mitä taitoja, kokemusta tai taustaa tehtävä edellyttää
- Budjetti rekrytoinneille ja mahdolliselle ulkopuoliselle avulle
- Kriittiset aikataulut: milloin henkilön viimeistään pitää aloittaa
Suunnitelman ei tarvitse olla täydellinen heti, mutta sen pitää olla riittävän tarkka, jotta se ohjaa toimintaa. Päivitä sitä sitä mukaa kun liiketoimintatilanne tarkentuu. Hyvä rekrytointisuunnitelma elää yrityksen mukana: se ei ole kerran tehty ja sitten unohdettu dokumentti.
Jos jokin rooli on erityisen vaativa tai hakupiiri kapea, kannattaa kirjata suunnitelmaan myös se, tarvitaanko suorahakua tai kohdennetumpaa rekrytointimarkkinointia. Mitä aiemmin nämä tarpeet tunnistetaan, sitä paremmin niihin voidaan varautua.
Rekry Group tukee yrityksesi henkilöstösuunnittelua
Me Rekry Groupilla autamme yrityksiä löytämään oikeat tekijät oikeaan aikaan, oli kyse sitten lyhytaikaisesta henkilöstövuokrauksesta, suorarekrytoinnista tai vaativampien avainhenkilöiden suorahausta. Palvelemme yrityksiä Kuopiossa, Tampereella ja Iisalmessa sekä lähikunnissa.
Mitä me tarjoamme yrityksesi rekrytointisuunnittelun tueksi?
- Henkilöstövuokraus sesonkeihin, projekteihin ja äkillisiin tarpeisiin
- Suorarekrytointi tilanteisiin, joissa etsit tekijää suoraan omaan palvelukseesi
- Suorahaku erityisosaamista vaativiin tehtäviin ja avainhenkilörooleihin
- Rekrytointimarkkinointi, joka tavoittaa oikeat hakijat oikeissa kanavissa
- Laajat verkostot ja jatkuvasti kasvava osaajapankki
- Paikallinen liike-elämän tuntemus Kuopion, Tampereen ja Iisalmen alueella
Aloita ensi vuoden rekrytointisuunnittelu jo nyt. Ota meihin yhteyttä ja katsotaan yhdessä, millainen henkilöstöratkaisu sopii yrityksellesi parhaiten. Lisätietoja yrityksille suunnatuista palveluistamme löydät myös sivuiltamme.
